Como a Arquivei reduziu em 60% o tempo gasto em rotinas de Enablement através da MeetRox

A Arquivei buscava centralizar e padronizar o trabalho do time de Sales Enablement, eliminando vieses e garantindo replicabilidade do pitch de vendas. A falta dessa centralização resultava em perda de tempo por parte da gestão e inconsistência no discurso por parte dos vendedores.

Horas preciosas eram perdidas dentro da área de Sales Enablement, então a Arquivei viu na MeetRox a solução para otimizar o trabalho do time. Com a implementação, a eficiência aumentou, resultando em ganhos significativos. O tempo gasto na monitoria de reuniões reduziu em 60% e a qualidade do discurso do time de vendas evoluiu significativamente.

A Arquivei começou como um software de captura e gestão de documentos fiscais. Hoje, a empresa passa por uma transformação: busca oferecer uma jornada completa aos clientes no que diz respeito a esse tipo de documento, proporcionando segurança e insights para melhorar suas decisões ao longo do caminho.

Com um seguro motor de consulta e armazenamento de notas fiscais, essa é a mesma segurança que a Arquivei transmite aos seus clientes, desde o primeiro contato. Buscando sempre solucionar os problemas do cliente, independente de qual for, a Arquivei se apoia nesse propósito para se posicionar como a melhor ferramenta disponível no mercado dentro da área fiscal.

“Eu fui a responsável por implementar o time de Sales Enablement aqui na Arquivei e, logo no começo, enfrentei alguns desafios”, comenta Gabriela Boarini, coordenadora de Sales Enablement da Arquivei.

Trazer padrão de qualidade para o time de vendas e ser capaz de replicar o que está funcionando para todo o time, sem viés de achismos, era fundamental para o sucesso da operação que estava crescendo em ritmo acelerado.

Gabriela destaca as primeiras impressões da MeetRox como "muito boas", elogiando a personalização da ferramenta e a experiência positiva ao utilizar a ferramenta de gravação e análise de reuniões, para garantia da qualidade do pitch de vendas.

“E depois, quando começamos a fazer o feedback de ligações e reunião na MeetRox, a experiência foi muito boa, porque, como eu falei, permitiu que o time de enablement padronizasse o trabalho de feedback de ligação. A gente conseguiu deixar registrado comentários importantes, em momentos importantes da reunião, que antes nós não conseguimos fazer isso tão bem. Também conseguimos juntar uma massa de dados com relação a essas avaliações, para nortear, não só o time de enablement na produção dos seus conteúdos, como também a liderança, para traçar as estratégias principalmente quando as coisas não estão caminhando como a gente gostaria” finaliza Gabriela, trazendo os primeiros resultados do uso da ferramenta do Coaching.

"Os gestores conseguiram ver com mais clareza quais são os pontos fortes e os pontos a desenvolver dos seus times", comenta Gabriela, quando o assunto é como as rotinas de todos da Arquivei começaram a mudar após a implementação da MeetRox.

Além da clareza nos pontos fortes, o engajamento dos times em relação às atividades propostas também começou a ficar mais claro e palpável.

“Como tudo que é novo, existem fases. Teve o momento da euforia inicial, todo mundo muito empolgado. Depois tem aquele momento da dúvida, do medo. Mas aí, a partir do momento que o pessoal foi conhecendo a ferramenta, entendendo que o propósito é sempre o de melhorar, se desenvolver, crescer, a gente conseguiu quebrar algumas barreiras, que eu acredito que sejam normais. Hoje, todo mundo que usa a ferramenta gosta e sempre traz bons feedbacks”, finaliza Gabriela, trazendo também a realidade da rotina dos vendedores.

Quando falamos em resultados e impactos gerados pelo uso da MeetRox na rotina da Arquivei, os primeiros números surgem dentro do time de Sales Enablement.

“Foi possível, através da MeetRox, enxergar, não só como nosso discurso no início dessa parceria, mas como ele está agora. E nós vimos uma evolução muito grande nesse quesito, eu consigo ver isso através das notas presentes no Coaching”, inicia Gabriela.

“Uma outra métrica importante para o time de Sales Enablement é o tempo gasto para produção de materiais e para a própria monitoria de reuniões. Hoje, com o uso da MeetRox, eu consigo dizer, com segurança, que pelo menos 60% do tempo gasto com essas atividades foi reduzido”, afirma Gabriela.

Quando perguntada sobre qual é a ferramenta da plataforma que mais gerou impacto, Gabriela responde sem hesitação “sem dúvida alguma, a análise e feedbacks de calls”. Ela reforça como é importante sair do “campo das ideias”, onde um treinamento é criado e aplicado, por exemplo, e é quase subjetivo entender se os vendedores absorveram ou não esse conteúdo. Com a ferramenta de call review da MeetRox, presente na MeetRox, os gestores estão “cara a cara” com o que é executado todos os dias na linha de frente com os clientes, possibilitando pontuar o que está sendo feito bem e precisa ser replicado e o que não está sendo feito tão bem e precisa ser melhorado.

Com tecnologia própria e um desejo ousado de revolucionar a rotina do vendedor, a MeetRox AI é capaz de preencher o CRM dos vendedores, responder Scorecards e sumarizar reuniões, tudo isso de forma 100% automática e independente de qualquer ação por parte dos nossos parceiros.

“AI e eficiência estão na pauta do mercado. Então, a AI da MeetRox vai nos ajudar a sermos mais eficientes dentro da área de Sales Enablement, entregando mais dados, mais resultados. E essa massa de dados vai nos ajudar a entender se a nossa estratégia está funcionando, tanto para capacitação, quanto para vendas e expansão”, comenta Gabriela, quando o assunto são as novas ferramentas da MeetRox AI.

“Eu acredito muito nessa funcionalidade para sabermos se o nosso rumo está certo. Para além disso, eu espero que a MeetRox possa nos apoiar, também, com insights. Além dos dados que vamos ter, eu gostaria que a própria ferramenta nos entregasse alguns padrões, algumas visões, dicas do que nós podemos ou não fazer com esses dados, para, de fato, chegar onde nós queremos com o nosso time”, finaliza Gabriela, trazendo sua visão de melhorias e desejos para a MeetRox AI.

No momento em que esse case é elaborado, estamos começando mais um capítulo na jornada com a Arquivei: uma expansão do uso da ferramenta por parte de todo o time de Customer Success.

“Estamos bem animados! Com isso, eu acredito que a MeetRox tem muito para entregar. Não apenas na parte de avaliação do atendimento da nossa base de clientes, mas também, quem sabe, em um futuro próximo, no atendimento via chat”, comenta Gabriela, olhando para o futuro da ferramenta de Coaching, onde será possível importar e avaliar conversas de texto, utilizando todas as funcionalidades já disponíveis na plataforma.

A parceria bem-sucedida entre a Arquivei e a MeetRox não apenas transformou a operação de vendas, mas também contribuiu para a expansão dos serviços oferecidos pela Arquivei. Com resultados mensuráveis e depoimentos positivos, a MeetRox continua a ser uma peça fundamental na jornada da Arquivei rumo ao sucesso.

"O grande sonho da Arquivei em 2024 é se tornar o maior SaaS do Brasil e a MeetRox tem tudo a ver com isso, porque a gente só vai conseguir atingir isso se os nossos vendedores estiverem capacitados para falarem do nosso produto. E é isso que a MeetRox faz, ela nos ajuda a falar do produto Arquivei dentro de casa!", comemora Gabriela, com objetivos muito claros para este ano.

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