Caso de éxito Asaas + MeetRox: inteligencia artificial que transforma las ventas

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Desafío: productividad y calidad en las reuniones

Asaas es una fintech brasileña enfocada en automatizar cobros y mejorar la gestión financiera. A pesar del éxito de la empresa, la operación comercial todavía enfrentaba desafíos de productividad. Los vendedores tenían que anotar todo lo que se discutía en cada llamada y después pasar la información al CRM, lo que comprometía la atención durante la reunión y dejaba vacíos en el registro. Además, el equipo de ventas no tenía métricas claras de calidad en las conversaciones: era difícil saber si un pitch seguía el guion, cuáles eran las objeciones más comunes o cómo rendía cada vendedor.

Estos desafíos no son exclusivos de Asaas. Los estudios de mercado muestran que los representantes de ventas en general dedican gran parte del tiempo a tareas administrativas. Una investigación de Salesforce revela que los vendedores pasan solo el 28% de la semana vendiendo, mientras que el resto se consume en tareas como gestión de negocios e ingreso de datos. Otro relevamiento señala que el 32% de los vendedores pierde más de una hora por día solo cargando datos manualmente en el CRM. Este escenario evidencia la necesidad de automatización y de herramientas que liberen al equipo para enfocarse en la relación con los clientes.

Solución: MeetRox y CRM Autofill

Al adoptar MeetRox, Asaas incorporó inteligencia artificial al proceso comercial. La solución graba y transcribe todas las reuniones de ventas, completa el CRM de forma automática y genera análisis de comportamiento. Los recursos de la plataforma incluyen:

• Grabación y transcripción de reuniones en las principales plataformas de llamadas.
• Llenado automático del CRM, reduciendo el tiempo dedicado a tareas repetitivas y mejorando la precisión de las notas; la solución también ofrece visibilidad estratégica de los datos de las conversaciones.
• Análisis e insights basados en IA, incluida la identificación de competidores citados, objeciones y sentimientos; la plataforma registra patrones y fortalezas o debilidades en las reuniones.
• Puntuación de reuniones basada en guiones de ventas, lo que permite evaluar objetivamente si la conversación fue positiva o necesita mejoras.
• Automatización de tareas: después de la reunión, MeetRox crea tareas y avisos de follow-up, garantizando que ninguna oportunidad quede olvidada.

Estas funcionalidades ayudan a liberar tiempo del equipo de ventas para la relación con los clientes, en línea con la promesa de MeetRox de ahorrar cerca del 20% del tiempo dedicado a tareas manuales.

Testimonios de Asaas

Marcelo Vittal – director de ventas y nuevos negocios

Marcelo destaca que la herramienta se volvió fundamental para seguir la calidad de las reuniones. El equipo usa la IA en un proceso de mejora continua: las grabaciones sirven para construir un backlog de información e identificar qué competidores se mencionan durante las calls. Con estos datos, el equipo mejora el pitch, ajusta el posicionamiento y planifica futuras argumentaciones.

“La herramienta ha sido importante en el proceso de seguimiento de la calidad de las reuniones. La usamos en todo el proceso de mejora continua de los procesos de nuestro equipo de ventas.”

Marcelo Vittal, director de ventas y nuevos negocios

Carlos Miranda – Senior RevOps en Asaas

Responsable de la operación de preventa y ventas, Cadu relata una evolución significativa en el scorecard de calidad de las reuniones: la nota promedio saltó de 5,2 a 9,4. El uso de inteligencia artificial permitió analizar más de mil reuniones en masa y ahorrar cerca de 2.000 horas de evaluación manual. Otro punto destacado es el backlog de más de 4.000 reuniones grabadas. Los mejores casos se usan como ejemplos para entrenar a nuevos vendedores: pueden ver las reuniones exitosas, dejar comentarios y estudiar los enfoques que funcionaron.

Uso de CRM Autofill

Cadu menciona que la funcionalidad más útil es CRM Autofill. En poco más de dos meses, más de 900 reuniones se completaron automáticamente en el CRM. Considerando que cada carga manual llevaría cerca de 10 minutos, eso representa un ahorro de 150 horas, el equivalente a casi dos meses de trabajo de un analista.

Victória Helena – Inside Sales en Asaas

Vitória destaca cómo la automatización de tareas agiliza el posreunión: el CRM se completa automáticamente y MeetRox crea tareas de follow-up casi de inmediato. Antes, gastaba cerca de 15 minutos para mover la tarjeta en el CRM y agregar información. Hoy, ese proceso es instantáneo, liberando prácticamente un día entero de trabajo por semana para enfocarse en vender. Con el tiempo ahorrado, el ciclo de ventas bajó de 35 a 21 días, una reducción de cerca del 40%.

“Hago un promedio de 8 reuniones por día y gastaba 15 minutos para mover la tarjeta en el CRM y agregar información. Hoy ya no necesito hacerlo: es prácticamente un día entero de trabajo menos. En tres meses, el aumento de conversión de nuevos clientes fue de alrededor del 80%.”

Vitória, gerente de cuentas ejecutivas

Rafaela Tullio – gerente de ventas en Asaas

Antes de adoptar MeetRox, el equipo de ventas anotaba la información durante la reunión y después la transfería al CRM. Ese proceso quitaba foco de la conversación y generaba registros incompletos. Tras implementar la plataforma, el primer paso fue usar la transcripción automática de las reuniones. Al percibir el potencial de la herramienta, Rafaela y el equipo pasaron a usar las funcionalidades de clasificación de objeciones, identificación de soluciones presentadas y puntuación de la reunión según el guion de ventas. Cada vendedor recibe una nota que indica si la reunión fue buena, excelente o mala. Estos indicadores ofrecen insumos para entrenamiento y capacitación: los gerentes logran identificar brechas individuales y trabajar de forma dirigida en el desarrollo de cada profesional.

Impactos medibles

La adopción de MeetRox trajo ganancias concretas a la operación de Asaas. La siguiente tabla resume los principales resultados reportados por el equipo:

Indicador	Resultado	Observación
Scorecard de calidad	De 5,2 a 9,4	Comparativo antes y después de MeetRox (Cadu).
Reuniones evaluadas	> 1.000	Análisis en masa; ahorró ~2.000 horas de revisión manual.
Backlog de grabaciones	> 4.000 reuniones	Sirve como biblioteca de buenas prácticas para entrenamientos.
Reuniones completadas automáticamente	> 900	En ~2 meses con CRM Autofill; ahorro de ~150 horas.
Aumento de conversión	~80%	En 3 meses (Vitória).
Reducción del ciclo de ventas	35 días → 21 días	Reducción de ~40% (Vitória).

Transformación continua: IA y empatía impulsando las ventas

La alianza entre Asaas y MeetRox demuestra cómo la inteligencia artificial puede transformar los procesos de ventas. MeetRox no se limita a transcribir llamadas: sus funcionalidades de llenado automático y análisis de datos liberan al equipo de tareas administrativas y ofrecen insights estratégicos. Además de mejorar la productividad, la plataforma elevó la calidad de las interacciones con los clientes, aumentó la conversión y redujo el ciclo de ventas.

Para las empresas que buscan escalar el desempeño comercial, este caso muestra que invertir en tecnología de speech analytics y automatización del CRM genera resultados tangibles. Asaas y MeetRox construyeron un modelo basado en datos, entrenamiento continuo y mejora constante, reforzando que la inteligencia artificial y la empatía humana pueden ir de la mano para acelerar el crecimiento y la fidelización de los clientes.